Obsługa

Prosta instrukcja obsługi

Instrukcja obsługi kluczy VPN (nie dotyczy wersji demo).

1. Przygotowanie programu do pracy

2. Badanie

3. Obsługa narzędzia podpisu

4. Obsługa narzędzia skanera

5. Faktury

6. Obsługa badań specjalistycznych przez użytkownika systemu

7. Inne

Rejestr badań poza systemem

Specyfika podpisu biometrycznego

    Instrukcja obsługi kluczy VPN (nie dotyczy wersji demo)

    Instalacja kluczy VPN jest opisana w zakładce Obsługa VPN.

    Zabezpieczenie kluczen VPN dotyczy tylko wersji komercyjnej systemu.

    Masz wątpliwości lub pytania? Napisz lub zadzwoń do nas.

    1. Przygotowanie programu do pracy

    Żeby przygotować system do pracy należy uzupełnić dane w zakładce Menu - Administrator.

  • Dodanie danych naszej firmy: przycisk “Edytuj dane Twojej placówki”.

  • Dane z tego miejsca znajdą się w wystawianych przez nas fakturach.

  • Dodanie kont użytkownika dla każdej osoby pracującej w systemie (Zakładka Użytkownicy).

  • Tylko główny użytkownik może dodawać/usuwać użytkowników oraz edytować ich konta.

  • Każdy użytkownik może edytować swoje konto i zmieniać hasło. (Okrągły przycisk “Awatar” w prawym górnym rogu aplikacji pozwala edytować dane bieżącego użytkownika systemu.)

  • Dodanie szczegółowych danych użytkownika. (Awatar/ustawienia użytkownika. Dane te znajdą się na pieczątkach generowanych dokumentów.)

  • Przygotowanie cenników. (Menu - Aministrator / Zakładka Cenniki)

  • Użytkownik może posiadać wiele cenników.

    Dla każdej organizacji ( Menu - Organizacje / szczegóły organizacji / Edytuj dane organizacji / Cennik) wybieramy obowiązujący ją cennik.

    Jeden cennik może być przyporządkowany do wielu organizacji.

    Jeżeli dla jakiejś organizacji chcemy ustalić inne ceny niż w posiadanych cennikach - tworzymy nowy cennik.

  • Dodanie Rejestrów i Archiwów.

  • Dla każdej procedury (rodzaju badań) nadajemy rejestr lub archiwum (w przypadku dokumentów, które nie wymagają prowadzenia rejestrów). Zakładka Menu / Rejestry / przycisk “Dodaj rejestr”.

    Tam wybieramy rodzaj rejestru/archiwum.

    Możemy stworzyć dowolną liczbę rejestrów/archiwów dla tego samego rodzaju procedury

  • Przygotowanie do pracy narzędzi Podpisu i Skanera.

  • Opisane w części "Obsługa narzędzia podpisu" i "Obsługa narzędzia skanera".

    Program jest gotowy do rozpoczęcia pracy.

    2. Badanie

    Aby rozpocząć badanie należy na stronie głównej aplikacji (Kliknij w logo “e-Orzecznik” aby przejść do strony głównej) nacisnąć przycisk “Rozpocznij badanie”.

    Przechodzimy do okna rozpoczęcia badania, które posiada 4 kolumny. Możemy przechodzić pomiędzy kolumnami okna poprzez kliknięcie w wybraną kolumnę. Wtedy system uaktywnia daną kolumnę i pozwala na jej edycję.

    Wypełniamy kolumny aby przejść do karty badania.

    2.1. Rozpoczęcie badania

  • Kolumna “Wybierz rodzaj badania”.

  • Klikamy rodzaj badania aby go wybrać.

  • Kolumna “ Wybierz pacjenta”.

  • Klikamy pacjenta aby go wybrać. Używamy dostępnych filtrów do znalezienia pacjenta (po nazwisku lub po nr PESEL). Jeżeli badany pacjent nie znajduje się w bazie, możemy skorzystać z opcji “Dodaj pacjenta”.

  • Kolumna “Wybierz organizację”.

  • Analogicznie jak przy “Wybierz pacjenta” wybieramy organizację.

  • Kolumna “Wybierz stanowisko”

  • Kolumna ta może być aktywna wyłącznie po wyborze organizacji. Wyświetlają nam się stanowiska pracy wybranej organizacji. Wybieramy stanowisko, na którym pracuje pacjent. Możemy również “Dodać stanowisko”. Dodamy wtedy stanowisko pracy wyłącznie dla wybranej organizacji.

  • Po wyborze stanowiska pracy uaktywnia się przycisk “Przejdź do karty badania”, który należy nacisnąć aby kontynuować badanie.

  • Po przejściu do karty badania zwróć uwagę na pole “Data skierowania” w lewym górnym rogu karty badania

  • Data skierowania znajdzie się na wydanym orzeczeniu.

  • W dowolnym momencie możemy przerwać pracę nad badaniem poprzez wybranie przycisku “Zapisz i zamknij”.

  • Rozpoczęte badania znajdziemy w Menu - “Rozpoczęte badania”, skąd możemy kontynuować badanie.

    2.2. Wydanie orzeczenia i wypełnienie rejestru

  • Po wypełnieniu karty badania naciskamy przycisk “Wydaj Orzeczenie”.

  • Program kieruje nas do okna wyboru rejestru, do którego ma trafić wydawane orzeczenie. Wyświetla się lista dostępnych rejestrów.

    W chwili wyboru rejestru badanie otrzymuje numer w rejestrze, który zostaje dodany do karty badania i orzeczenia, a odpowiedni wpis trafia do rejestru.

    Po wyborze rejestru aplikacja wyświetla wypełnione orzeczenie, które jest gotowe do podpisu. Treść orzeczenia jest uzupełniona na podstawie zapisów z karty badania.

  • Orzeczenie na potrzeby dokumentacji wewnętrznej podpisujemy biometrycznie.

  • Tak podpisany rejestr stanowi archiwum lekarza.

  • Aby egzemplarz orzeczenia wydawany pacjentowi był ważnym dokumentem, możemy nadać mu ważność na dwa sposoby:

  • (Uwaga. Dotyczy tylko “dokumentacji zewnętrznej”, t.j. egzemplarzy wręczanych pacjentowi i pracodawcy. Na potrzeby “dokumentacji wewnętrznej”, t.j. archiwum placówki medycznej, podpis biometryczny stanowi ważną formę podpisu.)

  • Poprzez wydrukowanie orzeczenia na papierze i złożenie na nim podpisu odręcznego (uzyskujemy ważny dokument w formie papierowej).

  • Poprzez pobranie pliku orzeczenia, złożenie pod nim ważnego podpisu elektronicznego i wręczenie pacjentowi i pracodawcy elektronicznego pliku podpisanego dokumentu (uzyskujemy podpisany dokument w formie elektronicznej).

  • Przechodzimy do zakładki “Rejestry”.

  • Uwagi. na temat ważności podpisów:

    Wydrukowanie dokumentu podpisanego elektronicznie pozbawia podpis ważności. Wydrukowany dokument należy ponownie opatrzyć podpisem tradycyjnym.

    Skan tj. odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego nie posiada wartości podpisanego dokumentu. Plik zeskanowanego dokumentu można ponownie opatrzyć podpisem elektronicznym.

    Podpis biometryczny (t.j. odręczny podpis na tablecie) stanowi ważny podpis wyłącznie na potrzeby “dokumentacji wewnętrznej” tzn. takiej, która ma stanowić kopię własną dokumentów na potrzeby własnej archiwizacji dokumentów.

    Uwaga nt. poprawności wypełnienia karty badania:

    Lekarz wydający orzeczenie jest odpowiedzialny za treść karty badania.

    Aplikacja nie kontroluje poprawności wypełnionych danych i umożliwia wydanie orzeczenia, kiedy tylko ilość danych na karcie umożliwia wypełnienie właściwych pól orzeczenia.

    3. Obsługa narzędzia podpisu

    Narzędzie podpisu polega na wykorzystaniu własnego urządzenia z panelem dotykowym do celu zebrania podpisu biometrycznego.

    Podpis złożony na tablecie odpowiada podpisowi pod odpowiednią sekcją dokumentu, analogicznie jak ma to miejsce w przypadku złożenia podpisu na dokumencie papierowym.

    3.1. Przygotowanie urządzenia

    Aby skutecznie i wydajnie używać narzędzie podpisu musimy jednorazowo przygotować nasze urządzenie do działania.

    W przypadku problemów z uruchomieniem urządzeń podpisu lub skanera prosimy o kontakt. Pomożemy Państwu w przygotowaniu urządzenia do pracy.

  • Używamy dowolnego urządzenia z ekranem dotykowym (smartfon lub tablet) oraz dostępem do internetu.

  • Włączamy w urządzeniu opcję “Lokalizacja” (GPS).

  • Wymaganą składową podpisu biometrycznego jest lokalizacja miejsca składania podpisu.

  • Włączamy w urządzeniu opcję “Autoobracanie”, która umożliwia obrót monitora urządzenia do pozycji “poziomej”.

  • Tj. pozycji, jaką przyjmuje urządzenie w chwili w wykonywania zdjęcia panoramicznego.

    (Nie mylić z pozycją płaską jak na blacie stołu.)

  • W wybranej przeglądarce w urządzeniu (chrome, firefox, safari, google ) wchodzimy na stronę www.e-orzecznik.pl i przechodzimy na stronę logowania (Przycisk “Zaloguj”).

  • Aby uniknąć powielania tej czynności polecamy w tym miejscu dodać stronę logowania do pulpitu naszego urządzenia.

    W tym celu, będąc na stronie logowania używamy przycisku opcje/ustawienia w przeglądarce i wybieramy opcję “Dodaj do ekranu głównego”.

  • Logujemy się do aplikacji wpisując nazwę użytkownika i hasło.

  • Aby uniknąć powielania tej czynności na przyszłość polecamy w tym miejscu zapamiętać dane logowania w naszym osobistym urządzeniu

  • Wybieramy opcję “Złóż podpis”.

  • W tym miejscu urządzenie może zapytać nas o zgodę na dostęp do lokalizacji urządzenia.

  • Należy wyrazić taką zgodę.

    W przypadku gdy przeglądarka urządzenia nie zapyta nas o zgodę na dostęp do lokalizacji i przeglądarka nie posiada takiej zgody, należy w ustawieniach urządzenia w uprawnieniach aplikacji nadać aplikacji używanej przeglądarki uprawnienie dostępu do lokalizacji.

  • Urządzenie wyświetla komunikat “Ustaw urządzenie w pozycji poziomej” (tzn. Jak przy robieniu zdjęcia panoramicznego.)

  • Po auto-obróceniu ekranu do pozycji poziomej powinniśmy znaleźć się w panelu urządzenia do podpisu.

    Urządzenie gotowe do pracy.

    Uwaga. Przykładowa ścieżka dostępu do uprawnień przeglądarki Chrome w systemie Android:

    Ustawienia / Aplikacje i powiadomienia / Chrome / Uprawnienia / Lokalizacja (należy aktywować uprawnienie).

    W przypadku trudności z uruchomieniem narzędzia podpisu warto poprosić o pomoc osobę biegłą w obsłudze urządzeń mobilnych lub skontaktować się z nami. Pomożemy Państwu w przygotowaniu urządzenia do pracy.

    Uwaga. Raz uruchomione narzędzie podpisu może nam służyć do składania dowolnej ilości podpisów bez konieczności wychodzenia z aplikacji.

    W tym celu polecamy w ustawieniach urządzenia wyłączyć “Wygaszacz ekranu” oraz ustawić dłuższy niż standardowy czas “Uśpienia”. Pozwoli nam to uniknąć konieczności odblokowywania urządzenia po krótkiej bezczynnośc

    3.2. Podpisanie dokumentu

  • Aby aktywować narzędzie podpisu należy w dowolnym dokumencie, np w karcie badania profilaktycznego, kliknąć myszką pole podpisu.

  • Np. pole podpisu pacjenta lub pole podpisu lekarza (pieczątka lekarza).

  • W aplikacji wyświetli się okno komunikatu, informujące, że narzędzie do składania podpisów zostało aktywowane.

  • W aplikacji wyświetli się okno komunikatu, informujące, że narzędzie do składania podpisów zostało aktywowane.

  • Należy pozostawić monitor komputera z włączonym oknem komunikatu i przejść do urządzenia mobilnego.

  • Na dowolnym smartfonie z ekranem dotykowym i dostępem do internetu wejść na stronę www.e-orzecznik.pl i zalogować się do aplikacji

  • Logowanie przebiega tak samo jak na komputerze.

  • Po zalogowaniu należy kliknąć w przycisk “Złóż podpis”.

  • Przy pierwszej próbie urządzenie może poprosić o dostęp do lokalizacji.

  • Składamy podpis na panelu podpisu, naciskamy przycisk “Wyślij” i wracamy do komputera.

  • Na komputerze pojawi się złożony podpis.

    Po zatwierdzeniu podpisu na komputerze podpis jest widoczny na polu podpisu.

  • Możemy bez konieczności wyłączania aplikacji na urządzeniu złożyć podpis pod kolejnym dokumentem.

  • System automatycznie nanosi podpis w miejscu wskazanym na ekranie komputera.

    Uwaga. e-Orzecznik zaadoptował standardy i wymagania związane z technologią podpisu biometrycznego do stworzenia własnej technologii opatrywania dokumentu podpisem biometrycznym.

    Masz wątpliwości lub pytania? Napisz lub zadzwoń do nas.

    4. Obsługa narzędzia skanera

    Skaner służy do kopiowania wszelkich informacji, które posiadamy w formie papierowej, a które mogą być użytecznym załącznikiem do badania.

    Dokumenty skanuje się używając do tego urządzenia mobilnego analogicznie jak w przypadku składania podpisu biometrycznego.

    Musimy pamiętać, że w tej sytuacji musimy zachować oryginalny dokument, gdyż kopia skanerem nie ma ważności dokumentu pierwotnego.

    4.1. Przygotowanie urządzenia

  • Używamy dowolnego urządzenia z ekranem dotykowym (smartfon lub tablet) oraz dostępem do internetu.

  • Używamy tego samego urządzenia, na którym wykonujemy podpisy.

  • Logujemy się do aplikacji wpisując nazwę użytkownika i hasło.

  • Analogicznie jak w przypadku urządzenia podpisu.

  • Wybieramy opcję “Uruchom skaner”.

  • W tym miejscu urządzenie powinno zapytać nas o zgodę na dostęp do aparatu fotograficznego urządzenia.

    Należy wyrazić taką zgodę.

    W sytuacji gdy przeglądarka urządzenia nie zapyta nas o zgodę na dostęp do aparatu urządzenia i przeglądarka nie posiada takiej zgody aplikacja nie będzie gotowa do pracy.

    Należy w ustawieniach urządzenia w uprawnieniach aplikacji nadać aplikacji używanej przeglądarki uprawnienie dostępu do aparatu fotograficznego..

  • Urządzenie wyświetla komunikat “Przejdź w tryb skanowania”. Należy go potwierdzić.

  • Należy go potwierdzić.

  • Urządzenie jest w trybie aparatu fotograficznego.

  • Urządzenie gotowe do pracy.

    Uwaga. Przykładowa ścieżka dostępu do uprawnień przeglądarki Chrome w systemie Android:

    Ustawienia / Aplikacje i powiadomienia / Chrome / Uprawnienia / Aparat (należy aktywować uprawnienie)

    4.2. Dodawanie załącznika do badania

  • Z poziomu otwartej karty badania lub orzeczenia wciskamy przycisk “Załączniki” (na pasku na dole karty po lewej stronie), następnie przycisk “Skanuj”.

  • W aplikacji pojawi się okno komunikatu informujące o aktywności narzędzia skanera.

    Należy pozostawić monitor komputera z włączonym oknem komunikatu i przejść do urządzenia mobilnego.

  • Na dowolnym smartfonie z ekranem dotykowym i dostępem do internetu należy zalogować się do aplikacji.

  • Logowanie przebiega tak samo jak na komputerze.

  • Po zalogowaniu należy kliknąć w przycisk “Uruchom skaner”.

  • Przy pierwszej próbie urządzenie może poprosić o dostęp do kamery/aparatu urządzenia.

  • Urządzenie wyświetla komunikat “Przejdź w tryb skanowania”. Należy go potwierdzić.

  • Urządzenie jest w trybie aparatu fotograficznego.

  • Należy wykonać zdjęcie załączonego dokumentu, nacisnąć “Prześlij” i wrócić do komputera.

  • Następuje oczekiwanie na załadowanie zdjęcia.

    Następuje ładowanie załącznika do aplikacji i po krótkim oczekiwaniu na komputerze wyświetli się skan dokumentu.

    Uwaga. Żeby zapisać załącznik należy w komputerze pod zdjęciem wpisać jego nazwę, np. morfologia.

  • Załącznik jest podpięty do karty badania.

  • Masz wątpliwości lub pytania? Napisz lub zadzwoń do nas.

    5. Faktury.

    5.1. Dane potrzebne do automatycznego generowania faktur i automatycznego wysyłania ich na mail organizacji

  • W Menu - "Administrator" / “Edytuj dane swojej placówki” uzupełniamy pola obowiązkowe w tym nr konta naszej placówki.

  • Wybrana organizacja ma wybrany cennik i pole “sposób przesłania faktury": e-mail oraz uzupełnione pole z adresem “mail” do kontaktu.

  • Rozpoczynamy przynajmniej jedno badanie dla pracownika wybranej organizacji.

  • W chwili rozpoczęcia badania dla organizacji automatycznie tworzy się szkic faktury.

  • W zakładce Menu - “Faktury” lub Menu - “Organizacje” / wybrana organizacja / zakładka: “Szkic faktury” znajdziemy wszystkie pozycje szkicu faktury.

  • Możemy wystawić fakturę, która z chwilą wystawienia zostanie automatycznie wysłana na adres mail organizacji.

    Polecamy na próbę w wersji demo podać własny mail jako adres mail organizacji. Wtedy faktura przyjdzie na Państwa mail.

    5.2. Obsługa zdarzeń usuwania pozycji ze szkicu faktury

    System pozwala na dwa rodzaje korygowania zapisów szkicu faktury:

  • Usunięcie pojedynczego elementu badania z faktury

  • Zaznaczając np. badanie RTG płuc na karcie badania automatycznie powodujemy jego obecność na szkicu faktury.

    W sytuacji, kiedy pacjent przyniósł nam wykonany prywatnie wynik chcemy usunąć pozcyję "RTG płuc" ze szkicu faktury.

    W zakładce Menu - “Faktury”/ zakładka "Szkic faktury" lub Menu - “Organizacje” / wybrana organizacja / zakładka: “Szkic faktury” znajdziemy wszystkie pozycje szkicu faktury.

    Usunięcie następuje przez “odznaczenie” pozycji na szczegółowej liście elementów danego badania.

    Taka pozycja znika z naszych rozliczeń.

  • Przesunięcie całej pozycji badania pojedynczego pacjenta ze szkicu faktury do zakładki “Badania zdjęte z faktury”.

  • W tej sytuacji badanie zostaje zdjęte z bieżącej faktury. Możemy nastepnie wykonać dalsze operacje na tym rozliczeniu.

  • Możemy w dowolnej chwili przenieść pozycję z powrotem z zakładki "Badania zdjęte z faktury" do "Szkicu faktury".

  • Może to być szkic kolejnej faktury, kiedy chcemy wybrane badanie rozliczyć na późniejszej fakturze.

  • Możemy przenieść badanie do zakładki “Badania rozliczone poza systemem”.

  • W zakładce tej lądują badania, które rozliczyliśmy w sposób niezwiązany z fakturowaniem w naszym systemie.

    Np. wypisaliśmy fakturę w zewnętrznym systemie.

  • Przesunięcia całej pozycji badania wykonujemy w zakładkach Menu - Organizacje / wybrana organizacja / zakładki:

  • "Szkic faktury" <-> “Badania zdjęte z faktury” <-> “Badania rozliczone poza systemem”.

    Masz wątpliwości lub pytania? Napisz lub zadzwoń do nas.

    6. Obsługa badań specjalistycznych przez użytkownika systemu

  • Podczas umieszczania badania specjalistycznego w karcie badania, wyświetla się dodatkowy przycisk z możliwością rozpoczęcia badania specjalistycznego przez lekarza specjalistę, który jest użytkownikiem w ramach Twojego konta.

  • Rozpoczęta karta badania znajduje się w zakładce Menu - Rozpoczęte badania specjalistyczne.

  • Specjalista może wypełnić oraz podpisać kartę badania specjalistycznego.

  • W chwili zakończenia badania, gotowa karta badania specjalistycznego automatycznie stanowi załącznik do karty badania, z której zostało wywołane badanie specjalistyczne.

    7. Inne

    7.1. Rejestr poza systemem

  • W przypadku badań podlegających numerowaniu i rejestrowaniu system pozwala użytkownikowi na zarejestrowanie badania w rejestrze prowadzonym poza systemem e-Orzecznik.

  • Możliwość wyboru “Rejestru poza systemem” następuje w momencie wyboru rejestru po kliknięciu “Wydaj orzeczenie” w karcie badania.

  • System poprosi o ręczne nadanie numeru badania dla zewnętrznego rejestru.

  • 7.2. Specyfika podpisu biometrycznego

  • Stosowanie podpisu biometrycznego podlega ograniczeniu formalnemu, które pozwala zastosować ten podpis wyłącznie do podpisywania “dokumentacji wewnętrznej”

  • tj. takiej, która ma stanowić kopię własną dokumentów na potrzeby własnej archiwizacji dokumentów.

  • Jeżeli chcemy wydać dokument elektroniczny dowolnemu zewnętrznemu podmiotowi, musimy opatrzyć go innym rodzajem podpisu elektronicznego.

  • W przypadku zapotrzebowania na adaptację podpisu elektronicznego w naszym systemie bierzemy pod uwagę zastosowanie podpisu kwalifikowanego w przyszłości.

  • Użyteczność i uniwersalność tego rodzaju podpisu elektroczninego w obecnych realiach prawnych budzi w naszej ocenie najmniejsze wątpliwości.

    Jego wadą jest konieczność ponoszenia opłat za ważność certyfikatu oraz posiadania czytnika karty.

Masz wątpliwości lub pytania? Napisz lub zadzwoń do nas.

 

Zamów prezentację / Porozmawiaj z nami
Zamów prezentację